Après les annonces du 1er ministre, après le passage au stade 3

Newsletter n° 14 – Mars 2020

Passage au stade 3 dans la lutte contre l’épidémie de COVID-19

Les annonces faites hier par le Premier Ministre obligent notre collectivité à adapter les consignes données vendredi aux agents. Les instructions données vendredi 13 mars ont été révisées. Les syndicats ont été informés de mesures à mettre dès demain matin en place à la fois pour les agents du siège et pour ceux des lycées.

Pour les agents du Siège

Mise en place d’un mode d’organisation dont l’objectif est de limiter les contacts sociaux tout en assurant la continuité du service public dont nous sommes les garants.
Ces règles sont mises en place jusqu’à nouvel ordre et sont susceptibles d’évoluer en fonction de l’évolution des consignes données par le Gouvernement.

Les consignes suivantes s’appliquent à partir de demain lundi 16 mars

Les agents qui le souhaitent sont invités à rester chez eux à partir de lundi matin après s’être signalé auprès de leur supérieur hiérarchique.
Tous bénéficient d’outils pour travailler à distance. Ils peuvent, avec toutes les précautions d’usage et de manière exceptionnelle compte-tenu des circonstances, emmener des dossiers papiers.

Les modalités de connexion sont fonction des missions à effectuer ou de l’équipement dont dispose l’agent :

  • Les agents dotés d’un ordinateur professionnel et figurant sur la liste des missions prioritaires pourront se connecter au système d’information avec le VPN (Global Protect) ;
  • Les agents figurant sur la liste des missions prioritaires et disposant d’un ordinateur personnel se connecteront au système d’information via le site monbureau.grandest.fr. Des informations complémentaires (guides d’utilisation, …) sont accessibles sur la page info.grandest.fr qui est réactivée pour l’occasion.

A noter que la liste des missions prioritaire a été définie DGA par DGA. Elle sera, bien évidemment, affinée au début de cette semaine. A noter également que la jauge maximale de connexion via VPN est de 600, ce qui correspond aux missions prioritaires pour assurer le fonctionnement de la collectivité en mode dégradé.  

  • Les agents qui ne rentrent pas dans les deux premières catégories ne sont pas dispensés de se connecter régulièrement à la messagerie (Outllook en ligne) à partir de leur ordinateur professionnel ou leur PC personnel par le lien  https://www.office.com et de réaliser les missions définies avec leur supérieur hiérarchique direct en fonction de leurs situations individuelles et des moyens à leur disposition. Les modalités de connexion ont été joints à la note de service n°4 que je vous remets en copie. Ils pourront accéder et modifier les documents bureautiques en respectant le guide ci-joint. Deux tutoriels détaillent le mode opératoire :

Guide OneDrive : OneDrive_03_2020.pdf
Tuto vidéo (Présentation générale OneDrive et comment y accéder)
Présentation OneDrive.mp4
Tuto vidéo (Comment emporter ses documents de travail dans OneDrive pour le télétravail) : OneDrive – Emporter vos documents.mp4  

Les agents en situation de maintien à domicile peuvent demander le transfert de leur numéro de téléphone fixe professionnel vers leur téléphone mobile, en contactant le service Support et Parc de la Direction du Numérique au 03 87 61 66 66.  

Le coronavirus est devenu le thème de prédilection des attaques informatiques par mail. Certains messages sont envoyés à des centaines de milliers de personnes en même temps et contiennent des virus informatiques. Soyez donc très vigilants et n’ouvrez aucun message suspect.

Il a été décidé de ne fermer aucun site au regard de nos missions de service public.
Une présence minimum doit donc être assurée sur chacun de nos sites : les Directeurs, Chefs de Mission, Chefs de service, Chefs de pôle sont chargés d’organiser la présence minimum indispensable pour assurer la continuité de service en privilégiant un roulement entre les agents, les agents sans enfant à garder, les agents sans pathologie médicale, les agents à proximité des sites. Parmi les missions à préserver : entretien des locaux, accueil, diffusion du courrier, standard téléphonique.  

Au regard de la généralisation du maintien à domicile, il n’est plus nécessaire de signaler son maintien à domicile auprès du numéro de téléphone et de l’adresse mail mis en place pour signaler les éventuels problèmes de garde d’enfant en fin de semaine dernière. En revanche, le numéro de téléphone unique mis en place par le Plateau médical de la collectivité continue à fonctionner : 03.87.54.32.87 (de 8h à 17h) ou par mail à medecinedeprevention@grandest.fr. Pour les agents en maintien à domicile, un temps de travail de 7h50 sera automatiquement décompté.

Le restaurant administratif de Strasbourg reste ouvert en service minimum (1 entrée, 1 plat, 1 dessert) avec des règles d’hygiène maximale et la fermeture de la cafétéria.
Les manifestations prévues sur l’ensemble des sites administratifs sont annulées jusqu’à nouvel ordre.  

Il convient que les agents qui le souhaitent puissent continuer à renseigner leurs numéros de téléphone sur SAGA afin de pouvoir bénéficier des informations par SMS.

Pour mémoire, le maintien à domicile n’aura aucun effet sur la rémunération ni sur la prime de présentéisme. De même, la journée de carence cesse d’être appliquée à compter de demain pour les nouveaux arrêts maladie et pour la durée de la crise sanitaire actuelle.

Pour les agents des Lycées

Ces informations qui ont été transmises ce jour aux chefs d’établissement, gestionnaires et agents d’encadrement suite à l’évolution des mesures prises dans le cadre de la lutte contre le COVID-19.  

Les agents sont invités à rester chez eux jusqu’à nouvel ordre sauf dans la limite de ce qui est strictement indispensable à la continuité de service.
Les actes juridiques de régularisation de la situation des agents seront pris dès que possible.  

La liste des agents concernés par ce service minimum est établie entre l’établissement et la Maison de Région concernée qui la valide.

  • Sont ainsi mises à l’arrêt tous les services de restauration et d’hébergement.
  • Les EMOP cessent leur service.

Pour ce qui concerne la continuité de service, elle doit se préparer selon les modalités suivantes :  

  • Les CMIL, indispensables à la continuité de service, poursuivent leur activité, le cas échéant à distance.
  • L’entretien est limité au strict nécessaire en fonction des présences de personnels de l’Education Nationale ou d’enfants accueillis dans les cités scolaires. Les chefs d’établissement des cités scolaires relevant de la responsabilité de la Région sont invités à prendre contact très rapidement avec les Maisons de Région sur ce point.
  • Accueil et gardiennage limités au strict nécessaire.

Au-delà des services arrêtés, sont exclus du service minimum, dans la suite du message de vendredi, les agents malades, présentant des risques sanitaires particulier ou devant garder des enfants.

Sont privilégiés pour ce service minimum les agents logés sur place et ceux qui résident à proximité de l’établissement et/ou ne sont pas astreints à recourir aux transports publics.

Les opérations de travaux programmées avec des entreprises sont a priori maintenues mais aucune opération nouvelle n’est initiée.   Les agents recevront des messages via SMS (pour ceux ayant transmis leurs coordonnées) les invitant à consulter régulièrement leur messagerie et/ou le site « CL’EST ».

Rappel des bonnes pratiques permettant à tous de se donner les meilleures chances de rester en bonne santé :

  • Se laver très régulièrement les mains au savon ;
  • Tousser ou éternuer dans son coude ;
  • Utiliser des mouchoirs à usage unique et les jeter après utilisation ;
  • Éviter toute poignée de main ou accolade avec les collègues ;
  • Ne pas se toucher le nez, la bouche et les yeux.  

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Visionnez l’exposé des éléments de compréhension de la situation à ce jour (émission du 15 mars 2020 Spécial Coronavirus)