Newsletter n° 15 – Mars 2020
Suite aux annonces faites hier par le Président de la République, le secrétariat général du Conseil Régional Grand Est a informé ce jour que l’ensemble des sites administratifs de la collectivité sont fermés à compter de ce soir pour une durée de 15 jours au minimum. L’objectif est de réduire, de façon drastique, les contacts quotidiens afin de limiter la propagation du COVID-19.
Le secrétariat général indique clairement que le principe est donc que la totalité des agents restent chez eux à l’exception de quelques personnes dont les fonctions sont nécessaires pour sécuriser les bâtiments et assurer le traitement du courrier.
Il est précisé, ci-après, les modalités d’organisation de la collectivité pendant cette période qui viennent s’ajouter à celles déjà prises pour les lycées et qui nous ont été communiquées dimanche (voir notre newsletter CGT n°014) :
1. Maintien de quelques activités sur site absolument nécessaires au fonctionnement en mode dégradé, ce qui correspond aux missions suivantes :
- Enregistrement du courrier
Les conditions de distribution du courrier sont susceptibles d’être revues par la Poste et il est très probable que le flux de courrier se réduise.
Le Service courrier de la Mission Moyens Généraux continuera, dans cette attente, d’assumer l’enregistrement sur l’outil informatique GECO de l’ensemble courrier reçu par la collectivité sur les sites de Chalons, Metz et Strasbourg. Un roulement du personnel sera assuré et l’organisation sera, bien entendu, ajustée en fonction du flux de courriers. - Standard
Un accueil téléphonique sera maintenu à distance. Nadine CHARPENTIER, du service d’accueil de Metz, a bien voulu accepter de prendre les appels durant les 15 jours depuis chez elle. Le standard sera ouvert de 8h à 12h – 12h45 à 16h30. Un message relais sera fait le site internet institutionnel. Le numéro de téléphone est le 07.85.32.83.76. Le transfert des numéros des sites de Chalons, Metz et Strasbourg sera fait sur ce numéro. Nous ferons évoluer l’organisation si la période de confinement doit durer au-delà de 15 jours. - Sécurisation des bâtiments
Pour Strasbourg : fermeture du bâtiment, fermeture de l’accueil, accès sur l’arrière. 1 personne de la sécurité et 1 agent de maintenant seront présent par roulement en permanence pour assurer la sécurité du bâtiment dans la journée et la réception des livraisons.
Pour Metz : fermeture des 5 bâtiments (Blida, Hocquart, Trèves, Bibliothèque, Chambière) ; accès sur demande auprès du concierge (Jean-Michel TOUSSAINT : 06.03.35.50.79 – Yannick WELTER : 06.18.45.03.21 pour Chambière) ; 1 agent de maintenance qui assure la sécurité du bâtiment dans la journée et la réception des livraisons.
Pour Chalons : fermeture des deux bâtiments ; accès sur demande auprès du concierge ; 1 agent de maintenance en permanence qui assure la sécurité du bâtiment dans la journée et la réception des livraisons ;
Maisons de Région : fermeture avec possibilité d’accès pour les personnes habilitées. - Sécurisation du système d’information : le support informatique continue de fonctionner normalement mais ne peut être saisi que par mail à l’adresse suivante : Support.Informatique@grandest.fr.
Les agents sont chez eux et se déplacent en tant que de besoin. - Nettoyage : maintien d’une prestation minimale sur Chalons, Metz, Strasbourg. Pour mémoire, sur Strasbourg et Metz, les prestations sont externalisées à des entreprises extérieures – sur Chalons, les personnels seront présents par roulement à intervalles régulières (à deux, une demi-journée chaque jour cette semaine puis ensuite beaucoup moins la semaine prochaine).
L’ensemble des personnes dont la présence est nécessaire par roulement bénéficiera d’un laisser-passer pour raison professionnelle fourni par la collectivité.
2. Tous les autres agents de la collectivité sont considérés comme étant en maintien d’activité à domicile :
- soit en télétravail pour ceux qui disposent d’un ordinateur portable et d’une connexion VPN : ils sont listés dans le plan de continuité de l’activité mis en place par la collectivité ;
- soit en autorisation spéciale d’absence ce qui n’empêche nullement les agents concernés de se connecter régulièrement à leur messagerie et de travailler sur des dossiers qu’ils ont été autorisés à ramener chez eux à titre exceptionnel (soit sur PC portable mis à disposition soit sur leur ordinateur personnel). Pour mémoire, environ 1200 agents de la collectivité sur 2000 (sites administratifs) sont dotés de PC portable.
Pour tous les agents, il est confirmé que :
- Il n’y aura aucune incidence sur leur rémunération / sur la prime de présentéisme ;
- La paie du mois de mars a été bouclée en fin de semaine dernière. Elle sera donc versée tout à fait normalement sur les comptes en banque des agents à la fin du mois. Les gestionnaires « carrière-paie » de la DRH ont été dotées de PC portable de même que les gestionnaires congés spéciaux et sont en ordre de marche ;
- La journée de carence ne s’applique plus, à titre exceptionnel et dérogatoire, pour les nouveaux arrêts maladie reçus depuis lundi 16 mars ;
- Le numéro de téléphone du Plateau médical continue de fonctionner et que la permanence continue d’être assurée depuis le domicile des agents.
3. Remarques particulières pour les agents des lycées
Les Maisons de Région sont fermées à compter de ce soir pour une durée de 15 jours au minimum.
La majorité des équipes sont désormais en télétravail.
Il en va de même pour les Agents Régions Lycées. Ils doivent restés à leur domicile, même pour les personnes logés NAS.
Pour toute demande d’intervention urgente et exceptionnelle auprès des Agents Région Lycées et des CMILs, il sera nécessaire de solliciter le service Vie des Lycées des Maison Région (RCMIL).
Si l’agent doit se déplacer de son domicile pour venir au Lycée ou pour effectuer un déplacement à l’extérieur, une autorisation de déplacement professionnel sera établie et signée par le Directeur de la Maison de la Région.
Dans ce cadre, il est important de privilégier les agents logés NAS pour toute d’intervention au sein de l’établissement, mais le Service Vie des Lycées doit en être averti également et valider la demande.
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